Aanbevelingen governance onderzoek: op naar transparant samenwerken

Na de beknopte samenvatting van de vertrouwelijke reportage van het governance onderzoek heeft onderzoeker Gerrit Mastenbroek een aantal aanbevelingen opgesteld. In juni en juli buigt het bestuur zich met de recent toegevoegde twee bestuursleden over de te nemen vervolgacties. Het is de planning om hierover af te stemmen met de ledenraad en de betrokken geleding(en). De vervolgacties worden direct uitgevoerd of gaan onderdeel uitmaken van het jaarplan van het KFPS met de bedoeling om hierover in het derde kwartaal verder te communiceren naar de leden.

Negen thema’s

De aanbevelingen uit de rapportage zijn door het bestuur onderverdeeld in verschillende groepen, te weten: communicatie algemeen, ledenraad, bestuur, verbinding geledingen, toekomstvisie, hengstenkeuringsreglement, communicatiebeleid, geschenkenbeleid en de interne organisatie. De aanbevelingen zijn gebaseerd op de door de onderzoeker getrokken conclusies.

Communicatie algemeen: cultuurverbeteringsprogramma

Het valt op dat binnen de vereniging veel wordt gesproken “over elkaar” in plaats van “met elkaar”. Dit leidt tot onrust. Deze cultuur zou doorbroken moeten worden met een cultuurverbeteringsprogramma. De onderlinge samenwerking binnen en tussen de geledingen moet een meer open, transparant en motiverend karakter krijgen om het onderlinge vertrouwen positief te beïnvloeden.

Ledenraad: aanstelling ledenraadsleden en omvang ledenraad

De ledenraad zou er goed aan doen om kritisch te zijn op de aanstelling van nieuwe ledenraadsleden, bijvoorbeeld door te werken met profielen om geschikte kandidaten te werven en te selecteren. Externe assessments kunnen hierbij helpen. Daarnaast is het te overwegen om de ledenraad te verkleinen om slagvaardiger te kunnen samenwerken.

Bestuur: selectieprocedure bestuursleden

De procedure voor het aantrekken van bestuursleden leidt niet altijd tot succes. Het bestuur zou zijn eigen nieuwe leden moeten voorstellen aan de ledenraad, zodat door het bestuur ook op cohesie en teamspirit kan worden geselecteerd. Het betrekken van externe deskundigheid en/of een ledenraadslid wordt aanbevolen.

Bestuur: zelfevaluatie bestuur

Door de onderzoeker is geconcludeerd dat het bestuur niet in staat was een brug te bouwen met de ledenraad. Een zelfevaluatie van het bestuur wordt aanbevolen om vast te stellen of het bestuur in staat is om de vereniging verder uit het slop te trekken. Een bestuur van een omvangrijke vereniging met grote belangen als het KFPS dient een sterk bestuur te hebben om deze goed te kunnen leiden.

Bestuur: bestuur en toezicht rechtspersonen

Per 1 juli 2021 wordt de nieuwe wet “bestuur en toezicht rechtspersonen” (wbtr) van kracht. Deze wet is vooral bedoeld om belangenverstrengelingen tegen te gaan binnen stichtingen en verenigingen. Het bestuur dient te onderzoeken in hoeverre deze nieuwe regelgeving vraagt om aanpassingen binnen het KFPS.

Verbinding geledingen: aanpak problemen door onafhankelijke personen

Mogelijke belangen van functionarissen en partijen bemoeilijken de aansturing van de vereniging. Het wordt aanbevolen om de problemen en andere uitdagingen op te laten lossen door personen met zoveel mogelijk onafhankelijkheid. Om de aanpak zo succesvol mogelijk te laten zijn is het noodzakelijk om belangenverstrengeling zoveel mogelijk uit sluiten: in welke vorm en tussen wie dan ook.

Toekomstvisie: verenigings- en fokdoelen

De onderzoeker heeft geconstateerd dat de vereniging worstelt met haar visie op het Friese paard. Het is van belang om een heldere visie te ontwikkelen op de toekomst: “Hoe moet het Friese Paard er over 15 tot 25 jaar uit zien”? Concrete doelstellingen zijn te bepalen ten aanzien van exterieur, sport, recreatief gebruik, duurzaamheid, gezondheid, populatie-aantallen en kosten van de vereniging. Deze doelstellingen zijn regelmatig tegenstrijdig en zorgen voor dilemma’s waar de vereniging overduidelijk mee worstelt.

Hengstenkeuringsreglement: integratie met voorwaarden Centraal Onderzoek

We hebben te maken met verschillende reglementen die (onnodig) ruis en discussie kunnen veroorzaken. Aanbevolen wordt om het hengstenkeuringsreglement en de voorwaarden Centraal Onderzoek tot één hengstenkeuringsreglement te maken. Dit met verankering van het fokdoel, zodat het fokdoel onderdeel gaat uitmaken van het reglement. Door deze reglementen te integreren worden eventuele tegenstrijdigheden voorkomen.

Hengstenkeuringsreglement: bevoegdheid bestuur naar aanleiding van een bindend advies

In de huidige regeling van goedkeuring van hengsten is een advies van de hengstenkeuringscommissie bindend, indien de reglementen juist zijn toegepast. Het wordt aanbevolen dat het bestuur het bindende advies van de hengstenkeuringscommissie niet hoeft over te nemen, indien: a) het bestuur de goedkeuring in strijd vindt met het algemeen belang van de vereniging; en b) het bestuur vindt dat het advies in strijd is met het fokdoel.

Hengstenkeuringsreglement: presentatie van het bindende advies

Het wordt aanbevolen om de hengstenkeuringscommissie het bindende advies te laten presenteren aan het bestuur, de directeur en de manager keuren. Over de toetsing van het bindende advies aan de statuten en reglementen dient een schriftelijke rapportage te worden opgesteld.

Hengstenkeuringsreglement: publicatie eindrapport binnen een week na goedkeuring

De communicatie met betrekking tot de goedkeuring heeft niet tijdig en transparant plaatsgevonden. Dit is noodzakelijk voor een open en transparante werkwijze binnen de vereniging. Het eindrapport dient binnen een week te worden gepubliceerd op de website van het KFPS.

Hengstenkeuringsreglement: vervroeg onderzoek naar cornage

Het is aan te bevelen om het onderzoek naar cornage, net als het sperma- en röntgenonderzoek, voorafgaand aan het Centraal Onderzoek te doen, zodat meer en eerder inzicht ontstaat in cornage binnen de populatie.
Communicatiebeleid: pers- en social media beleid
Het onzorgvuldig delen van informatie via de pers of social media leidt tot onrust binnen de vereniging. Het wordt geadviseerd om een pers- en social media beleid te ontwikkelen, zodat zorgvuldig wordt gecommuniceerd. Eenduidige en zorgvuldige communicatie naar buiten helpt de vereniging aan een goede en solide reputatie.

Communicatiebeleid: pers- en social media beleid

Het onzorgvuldig delen van informatie via de pers of social media leidt tot onrust binnen de vereniging. Het wordt geadviseerd om een pers- en social media beleid te ontwikkelen, zodat zorgvuldig wordt gecommuniceerd. Eenduidige en zorgvuldige communicatie naar buiten helpt de vereniging aan een goede en solide reputatie.

Communicatiebeleid: minimaliseren contacten hengstkeuringscommissie met hengstenhouders

De onderzoeker heeft geconstateerd dat regelmatig contact bestaat tussen de hengstenhouders en de hengstenkeuringscommissie. Het is aan te bevelen om de hengstenhouders en trainingsstallen meer op afstand van de hengstenkeuringscommissie en de juryleden te houden door de communicatie met de hengstenhouders te laten verlopen via de manager en/of de directeur. En bij uitzondering via het bestuur.

Geschenkenbeleid: algeheel verbod op aanbieden geschenken

Het aanbieden van geschenken leidt tot een mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. Het wordt aanbevolen om een algeheel verbod in te stellen op het aanbieden van geschenken aan het bestuur, de kantoororganisatie, de hengstenkeuringscommissie en de overige juryleden. Een meldingsplicht voor deze organen ten aanzien van ontvangen aanbiedingen of geschenken is hierbij aan te bevelen.

Interne organisatie: opleiding

Verdere professionalisering van de vereniging is noodzakelijk. Een nadere scan van de interne organisatie en het kader wordt aanbevolen. Verbeterpotentieel wordt hiermee duidelijk en is een basis voor onder andere het overtuigend opleiden van nieuwe juryleden.

Interne organisatie: benchmark

De onderzoeker heeft aangegeven dat het stamboek “duur” wordt gevonden. Een duidelijke benchmark van de vereniging wordt aanbevolen om na te gaan of de tarieven en de kosten van de vereniging marktconform zijn.

Interne organisatie: samenwerking met ander stamboeken

Het bundelen van krachten kan zorgen voor meer professionalisering. Meer samenwerking met andere stamboeken kan leiden tot financiële besparingen, betere kennisdeling, grotere armslag en professioneler werken. Overwogen kan worden om te starten met IT, gezondheid en/of genetica.

 

 

 

Vorig artikelGP-debuut Laura Roling met Tsjalling (Leffert 306): ‘Je hoopt op 60%, en dan rijd je dik 64%!’
Volgend artikelLivestream locatiekeuring Stal fan de Kadyk – 19 juni 9 uur